在没有最终用户政策的情况下，我们一直在组织内部使用电子邮件（数据保留，英国的FoI和DP要求备有适当的备份策略），到目前为止，我们已经使用了“如果你不愿意不把它写下来放在post里，它不属于电子邮件“。
已经组build了一个工作组来讨论组织内电子邮件的使用情况以及围绕电子邮件的政策，程序，规则和最佳实践。
哪些文件通常与使用电子邮件有关？ 他们是AUP，ToU或就业合同的一部分的单独文件？ 这些文件中包含哪些典型的规则和政策？
我会保持尽可能小，但有几件事情需要拼写出来。 我使用短语通信系统来包括所有forms的通信..电子邮件，IM，电话，内联网，博客，协作空间等。
1- 企业通信系统不是私人的。 任何通过公司networking或服务进行的通信，无论是个人还是与工作有关，都是公司的财产。 公司可以自行决定对使用其networking或服务进行的任何通信进行监控，审查，search和重新发布。
2-无论是公司员工还是外部人员，对他人的不尊重，虐待或不良待遇都是不可接受和不被允许的。 这包括但不限于个人侮辱，辱骂性语言，亵渎，明示或暗示的性引用，以及对任何“受保护”的阶级或地位的提及。 不pipe上述待遇的目标是否是交stream的一方，本政策都适用。
3-版权和着作权应予以尊重。 任何forms的ecomm使用的任何其他材料必须被引用。 如果作者身份不明，则必须注明。
在处理保密或专有信息时必须特别小心。
5-书面沟通应遵循公司风格指南和其他公布的指导方针。
6，所有员工在使用公司通讯系统的时候都要做出正确的判断。
mfx发布了一个很棒的列表 ，我只想添加一件事情。
不pipe你做什么都不要添加一个免责声明。 特别是如果你有一个大型的技术人员，这只是让他们看起来像白痴。
我不是这种政策的忠实粉丝，我build议上述常识性的做法是最好的。 你现在有什么特别的理由需要引进这样的政策吗？
无论如何 – 在我的组织里有一个官方的“电子邮件政策和指导” – 一个长达7页的文档。 我怀疑任何人都读过它，但它说：
我会做一个谷歌search'networking礼节'或'电子邮件礼仪'。 它应该给你很多的想法。
几年前我不得不写一个使用策略。 当时我以为他们很笨，但现在我开始看到一些好处了。 尽可能直接地交stream用户可接受的使用限制是非常重要的。 尽pipe在这个主题中有所有“常识”的评论，他们仍然会对它们进行testing。 实际上，与员工/用户沟通，在企业networking中没有任何隐含的或明确的隐私权，这一点也是非常重要的。 有一天你将不得不阅读某人的电子邮件，很可能你会被要求向律师提供电子邮件和其他logging。 在这种情况下，你要确保员工知道，虽然电子邮件是一般意义上的“私人”，但对公司绝对不是“私人”的。
在我们的政策中，我们明确了以下内容（这些文件不是引用，只是其中的一般要点）：
一旦你起草了你的政策，你可能需要由律师审查。 毕竟，这个政策只是坐在那里，直到有什么不好的事情发生，而不好的事情往往意味着有可能采取法律行动……所以，对你的特定言辞有一些反馈也许是件好事。 太模糊或太具体可能会使你陷入困境。
我的意见是，你可能会更加模糊的东西，不太可能花费很多的钱，并非常明确的东西是。 例如，如果您尝试定义关于员工何时以及为什么以及如何发送电子邮件的严格规则，那么这些规则将不断出现例外情况，从而削弱了您的整个政策。 一个员工转发一个愚蠢的连锁信或使用“非标准”的签名或沿着这些路线的东西不是世界的尽头，而且在必要时可以根据具体情况处理。 另一方面，如果你不得不把被解雇的员工留下的电子邮件交给律师，以certificate他们正在发送公司机密，你不希望他们能说“嘿，你不能这样做，这是私人的！“ 并有一条腿站立。 你希望能够回答“是的，我可以，这里是我告诉你的，这是你的签名”。
你采取的基本方法是有道理的。 以下是关于如何前进的一些注意事项：