备份不是归档 – 但归档有什么要求？

备份可以恢复到之前的状态。 我们做备份来恢复服务，通常不会考虑底层的数据。

档案是非常关注数据的，所以你真的需要考虑分类和信息生命周期等事情。 就像软件开发一样，对业务问题的深刻理解和好规格的开发是成功（并且价格合理的实现）的关键。 电子邮件很容易。 表格非常简单。 （保留通常容易辨别10年10年，MV-22两年等）如果你的合同/采购人员组织得很好，分类数据通常很容易。 随机文件很难。

我为一个政府机构工作，所以我们的档案实际上有五个目标 – 目标往往是相互冲突的，而且基本上不受我们的控制。 他们是：

1. 为历史logging分类和保存数据。
2. 保留业务logging以遵守适用的法律和法规。 在我们的情况下，我们有各种logging，必须保存3年至28年。 我们也有永久保存的logging。
3. 回应与诉讼有关的发现请求。 （在我们的情况下，需要长达十年的合法保留）
4. 回应与内部审计，内部调查或其他调查有关的发现请求。 （合法拦截等）
5. 降低底层IT服务的运营成本。 如果您在90天后归档所有电子邮件，则可以大大减less电子邮件系统的占用空间，特别是在大型环境中。

让我们谈论诉讼和审计，因为如果你现在开始，他们可能是最常见的归档原因。 现在你需要考虑其他的东西：

• 范围。 电子邮件？ IM？ 手机？ 文件服务器？ SHAREPOINT？ 维基？ 台式机？ 笔记本电脑？ 掌上电脑？ 如果您需要的不仅仅是电子邮件和即时消息，您刚刚淘汰了大量的选项。
• 默认保留时间。 如果你经常被起诉，你会想尽快清除你合法的能力。 否则，你会想在工作人员的尽职调查和生产力之间取得平衡。
• IT政策。 一旦归档，PST必须被放逐。 如果任何人发现您拥有与您PC上的诉讼有关的信息，那么这将反映在您的身上。
• 退款。 您必须向法律人士提供成本，以便他们能够权衡诉讼的价值与合规的成本。 否则，你将永远保持一切。
• 规避成本。 一些存档解决scheme有助于灾难恢复并消除备份的需要。 托pipe的档案有时提供一个紧急邮件访问点。
• 特殊要求。 如果您在欧洲有业务，我的理解是您需要使用适用于WORM存储的EMC Centera等解决scheme来达到某些合规目的。 美国通常不需要这样做，但是您的行业可能需要采取更为奇特的措施。
• 生产。 如果你被起诉了很多，你的法律团队可能已经有专门的工具，如协调，他们用来组织和提交证据。 如果您不这样做，则可能需要使用归档工具为您的律师或外部律师提供一些工作stream程function。 这是另一个早期探索将有助于降低成本，并帮助您成功实施的领域。

不断提问，你走在正确的道路上 – 没有人回答归档问题。

规则1：忽略（礼貌地）不支付档案的人。

以上所有的答案都很好，但是却忽略了一件事：重要的是“谁为此付出了代价？”

支付费用的部门有这样的要求：数据可以恢复到多快，保存数据的时间长度，安全要求等。其他人可能会有“有用的build议”，但如果他们不付钱，那只是一个build议。

没有人想要档案。 他们有一些需要他们的外部原因。 通常是“客户”或“合规”或两者兼而有之。 如果答案是“客户”，那么一些产品经理应该知道他们需要什么。 如果答案是“合规”，那么一些pipe理者应该能够解释什么是需要的，审计人员可以validation这些要求。

应该有赠与。 收到要求后，您应该返回一个有成本的build议。 需要档案的人可能需要更便宜的东西，那么你应该愿意谈判（删除）特征。

有时候，“谁付钱”的问题是相反的。 一旦我在一家法律部门要求某些文档被归档的公司，我们不得不支付归档费用。 所以我们把这个提案放在一起，要求他们签字。 我们为此付出了代价，但只做最低限度的“掩护”。

另一次，我被要求归档某些数据作为法律诉讼的一部分。 法律部门需要跟踪与诉讼有关的所有费用（我认为如果我们赢了，我们可以让原告支付我们的费用）。 他们给了我们一个特殊的成本中心代码，用来购买磁带，支付运费，盒子，新磁带机，劳动力等等。 如果他们不愿意支付我们的费用，我们就不会做得这么好。

1）根据您所在行业的法定限制，数据应尽可能长

这意味着如果你在金融行业，你有不同的要求，比如你在私营行业或ISP行业，或者你有什么

2）法律影响是＃1的function

3）最简单的方法是使用已知的第三方进行归档。 我使用Global Relay进行通信归档，因为在审计等情况下，它们有许多可用的服务

4 …首先，您需要确定您属于哪个行业，然后根据您的要求和法律行为，我们可能会提供帮助，但您的公司律师将会是一个更好的咨询人员。 一旦他给你build议，问一个有关他告诉你必须存档的问题。 我们不能为你决定。

一个好的资源可能是检查像Iron Mountain这样的供应商的网站 – 他们在归档和备份业务，所以他们必须有一些信息和指导，应该是有帮助的。