到去年年底，我们开始使用Mimecast服务，尤其是基于云的电子邮件存档。 从那以后，我们一直在推出Mimecast Services for Outlook（MSO）加载项。
我们已经通知用户，我们将在未来几个月内给他们培训，我们不要求他们使用Mimecast，但我的老板声明，我们正在摆脱个人文件夹（PST文件），通过把他们Mimecast。 毫不奇怪，这确实造成了一些反弹。 虽然，真的，谁喜欢改变？
我知道摆脱个人文件夹的IT原因（低效，不可靠，单一访问等），但从一般用户的angular度来看，除非他们有一个失败，他们认为这是简单和唯一的方法来存档电子邮件，当他们的200Mb邮箱已满时发送邮件。
那么，我可以对用户说些什么，让他们明白为什么个人文件夹不是最好的解决scheme？
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我已阅读了评论和答案。 你给了我很多想法。 这就是为什么需要一段时间来回应。
首先，我想说清楚，我们正在给用户一个select。 Mimecast，具有无限的存储，远程访问和其他一些function，我们正在努力向用户推广。
200Mb的限制不太可能改变。 迄今为止，从2003年到2010年，对Exchange的升级只是进行了讨论，但并不是当前的重点。
鼓励用户使用新服务的最好方法是确保它比当前提供的更好，否则有什么意义。 我会确保他们有超过200MB的存储能力，或者接受过如何修剪大型附件邮箱的培训，尽pipe说实话，这是谁呢？
去年的一段时间，我们离开了个人文件夹，尽pipe每周增加几分钟，我可能会向用户展示如何清理邮箱，我还没有回头。 刚开始肯定遇到了一些怀疑，因为大多数用户早在我五年前join公司之前，已经习惯了500MB的邮箱限制，然后归档到.pst，但逐步接近它减轻了负担。
第一步是增加Exchange服务器上的磁盘空间，通过解释损坏的个人文件夹中丢失的数据的成本以及尝试恢复损坏的.pst文件所花费的时间，可以迅速certificatepipe理的成本。很快就买了
下一步是为用户编写一些关于如何减less他们存储在邮箱/个人文件夹中的数据量的文档，最好的办法是解释一下，这并不是必须的，空间，每个电子邮件的大小。 我向他们展示了并非所有电子邮件都是相同的大小，以及如何通过清理电子邮件中最大的10％来释放50％的数据。 我发现70％的用户在此之后清理了他们的邮件
最后，在向用户解释个人文件夹的缺陷以及邮箱存储的好处之后，例如自动备份数据，如果他们丢失了任何东西，可以恢复到某个时间点，他们需要的任何地方，以及（pipe理层批准）说明，我们将不再支持个人文件夹的腐败，因为现在已经有了优质的服务（我应该补充一点，如果问题出现，我从不拒绝支持，但是我发现有时候告诉你的用户不再支持的东西足以鼓励他们迁移到新的系统中），在几个星期的时间里，我把他们的个人文件夹数据迁移到邮箱中，作为一种善意的手势。
然后，我监控了每个邮箱使用数周的数据量，并根据每个用户调整了限制。 大多数仍然有一个1GB的限制，less数几个需要2-3GB和500MB的其他人。 在迁移之前我没有设置这些限制的原因是，我认为大多数用户在知道其他人都在做这件事情的时候会删除很多旧的电子邮件，而这些邮件实际上工作正常。
我对你的用户有很多的理解。 您正在做一个系统pipe理的根本性错误：您创build一个易于系统pipe理员的解决scheme，但忘记了用户的需求和要求。 每个用户200MB是疯狂的，这是一个限制，导致他们的问题，因为他们不得不打扰档案和备份。 这是浪费时间和浪费金钱。 1GB的存储成本与1GB的电子邮件分类所花费的时间在成本/收益比例上是非常差的。
为什么不为用户提供“无限”的存储空间？ 在实践中，它不会发展得很快。 当用户不再需要删除电子邮件时，它将把本地存档的整个问题带走。
所以，你应该告诉你的用户是“你不再需要个人文件夹，我们将存储所有的电子邮件，并照顾备份。
这很容易。 那么说起来容易，而且容易理解。 但可能难以做到。
简而言之，您需要了解您的用户问题，然后您需要解决他们的问题，而不是IT部门的问题。 如果他们正在使用PST文件，然后找出原因并解决这个问题。 如果他们不愿意改变，那么找出原因并解决这个问题。
我同情你为什么不能在电子邮件服务器上给人们无限的空间。 但是，我更加同情那些正在努力完成工作的人，并且必须应付IT部门（对他们来说感觉是这样）阻挠他们的障碍。
你可能会认为“但是我们不会阻碍他们”。 我相信你不打算这样做，但是要考虑一下：没有人正确地使用PST文件。 我的意思是，你真的星期五早上起来，想着：“这是一个艰难的一周，我想我会用一个新的PST文件把自己变成一个星期！” 至less我真的希望你不要。 所以，如果你的用户这样做，那么他们都疯了，或者他们有问题的IT部门没有解决。
他们不愿意使用mimecastfunction可能是缺乏理解它是如何工作的，也可能是没有从他们的angular度向他们妥善解释（正如IT人员我们通常关注的是某些技术而不是如何让我们的客户变得更容易），或者这可能是一个信任问题 – 如果IT部门过去对电子邮件空间没有帮助，并且用户已经自己创造了PST，那么他们可能会看到新的系统作为一种“抢夺”手段，把他们的数据从他们手中夺走，并将他们的数据放回到并不总是同情他们的需要的政权之下。
PST文件得到了一个不好的包装，有时它被夸大和不必要的。 如果我的公司使用Microsoft Exchange服务器，那么使用PST文件通常是皱眉。 如果我的公司使用仅支持POP的外部电子邮件提供商，那么几乎没有其他select使用PST文件。 并不是说PST文件本身就不好，而是用户普遍倾向于让它们成长为一个庞大的比例，而且从系统的angular度来看它们不易pipe理。 我同意pehrs，因为您正在创build一个适用于pipe理的系统，而不会考虑用户的需求。 您build议从用户身上拿走一些东西，而不是让他们在超过您select的邮箱大小限制之后保留邮件。
如果没有必要的分析，我会在这里看到很多问题：“这是坏的”或“我知道我不应该这样做”的模式，或者为什么“这不好”这个“在特定情况下。 PST文件的使用是其中有很多“PST文件是邪恶的”夸张的那些主题之一，就是那么多的跳跃的潮stream，没有给予任何批判性思维，以适应你的具体情况。 PST文件真的很邪恶？ 他们真的是一件坏事吗？ 答案是不。 他们可以有问题吗？ 是。 分析在组织中使用它们的风险和收益是您的工作，并确定是否使用它们是一个可行的解决scheme，如果不是，则实施一个适用于您的用户的替代scheme。
IT人员，资源和基础设施可以使业务变得更智能，更高效，更高效，更有利可图。 你在他们身边，而不是相反。
我是使用Lotus Notes并被限制为200MB的用户之一。
我知道你在谈论Outlook而不是Notes，但是我需要发泄并且说Lotus Notes是可怕的（请不要实现这个）; 打开，使用，浏览和编写脚本是非常糟糕的。 所以这更像是一个预防性陈述，然后解决你的问题。
200MB也是愚蠢的，特别是当你得到一个3-10MB的报告，或有人想要添加未减less的图像/签名到他们的电子邮件，甚至普通的HTML电子邮件。 今天，每个邮箱的最小值应该是2GB，但是build议在5-10GB之间。 请记住，人们总是使用/最大化他们给的东西。 如果你给他们10GB，他们最终会使用这些，并要求更多。 另一方面，200MB几乎没有，几乎相当于10MB，因为他们每次收到新邮件时都会删除并腾出空间。
至于Outlook和PST问题，PST文件可以很好。 .pst文件不仅用于电子邮件的本地存储，还具有：
我认为本地地址簿（联系人）信息是人们可能不想要去云环境的关键。 您应该考虑的一件事是同步您的.pst文件与您的networkingconfiguration文件，以便可以从任何地方访问它。
另一方面，.pst文件确实有一些不好的事情，它们是：
房子业务方面的主要利益相关者需要理解为什么IT要放弃PST文件。 壕沟中的人们以及行政人员。
对于用户而言，PST不是“坏”或“邪恶”的 – 它们是让他们完成工作的重要工具。 大多数人都没有意识到公司面临诉讼或其他负面的事情，让IT人员在晚上的风险。 通过Outlook可访问的档案应使最终用户做后空翻 – 事实上，他们并不意味着你需要努力与他们沟通。