如果您不愿意或能够防止用户永远保留旧邮件，您有什么解决scheme？
还有什么？
笔记：
在这里查看类似的问题以获得更好的答案： 在Exchange环境中进行电子邮件归档
我在下面再复制我的答案，
我总是推荐GFI MailArchiver（ http://www.gfi.com/mailarchiver/ ）。 自2006年以来，我一直在使用它。不能更快乐。 说实话，谁是需要pipe理交换服务器的归档解决scheme的梦想。 它使服务器端更容易pipe理。
MailArrchiver是一个build立在ASP.net上的基于Web的系统，在后面使用SQL。 您不需要在Exchange服务器端更改任何内容，只启用邮件存储上的日志，并实时存档电子邮件。
它还具有批量导入工具，可帮助归档现有的邮箱和批量导出工具，从归档程序下载电子邮件。 它也有审计build立在。
最重要的是，它很便宜。
另外，MailArchiver解决了他所有的要求。
如果您正在使用MS Exchange 2007，那么您可以使用托pipe文件夹。 借助托pipe文件夹，您可以制定自定义规则，以便在客户端邮箱中归档/删除旧电子邮件。 MS Exchange 2010将包含内置电子邮件归档。
从用户angular度来看， Outlook 2007/2003/2002加载项：个人文件夹备份非常方便。
你不会喜欢这个答案，但我会保持消息在服务器上，并改善您的存储/备份选项。 在导出消息时，您将失去单实例存储的优势，并且只会增加系统的复杂性。 如果您使用的是托pipe解决scheme，并且无法扩展您的存储空间，我会考虑转移到可以的人。 如果没有，那么自动归档到.PST的可能是你最好的select。
除了GFI MailArchiver之外，另外一个选项是Redgate的Exchange Server Archiver，它似乎正在做你正在寻找的所有事情。 我自己并没有使用它，但他们有一个免费的试用版： http : //www.red-gate.com/products/Exchange/index.htm
我在一家大型Exchange Hosting公司工作的一个好朋友写了一篇很好的文章，告诉你为什么你不想在这里留下PST上的networking共享： http : //cohesivelogic.com/2009/05/should-you-store -psts-您的文件服务器上/
使用Outlook 2007 SP2时，非常大的邮箱（> 2GB）的本地caching工作得非常好。
至于你的实际问题…我看到你不想存档所有的电子邮件，但只是某些人的某些电子邮件？ 人们担心会丢失他们已经进入PST的信息吗？
使用TEAL（ CoolRock软件 ）存档电子邮件。 用户可以使用Web界面或TEAL Outlook插件search他们的电子邮件。 用户可以更有信心地从Outlook中删除他们的电子邮件，知道如果他们需要（即使Exchange服务器closures），也可以将其拖回。 那么你可以引进配额等等，如果你想。
我们向用户展示如何移动他们想保留的个人文件夹的电子邮件。 这样它的服务器和他们的机器，但仍然在他们的Outlook访问它。 对于无法自行处理的用户，我们向他们展示如何在Outlook中设置自动存档。 它基本上将任何比设定的时间框架更旧的东西移动到Outlook中的个人文件夹。
此解决scheme适用于您的非现场（托pipe）解决scheme，因为它们的数据从服务器移动到桌面，并使您不必将.pst存储在SAN上。 我们把数据备份给他们。 如果他们想把它放在SAN上，他们可以不用担心。
根本不要使用PST文件
它们是联网环境中最糟糕的发明。 如果你有Exchange，你不需要它们。 令人惊叹的是，通过添加PST文件来破坏完美的Exchange实现的人数令人惊叹。
在个人电脑上，他们不会得到备份，除非你采取欺骗手段，如注销时将其复制回networking（这对远程用户不利）。 在服务器上，Outlook将维护打开的文件句柄并杀死您的networking性能。 无论哪种方式，你依靠用户来pipe理自己的电子邮件存储。 大多数用户对此并不感兴趣。 他们想在早上login并获取他们的东西。 无论哪种方式，他们不安全 – 任何人都可以拉PST的副本，即使他们被encryption，运行一个暴力破解。
解决scheme是实施严格的数据保留策略，严格执行配额。 告诉用户，在电子邮件中保留对应关系是没用的，因为对方的logging是其他人无法访问的（所以当他们离开时急切需要会发生什么），当他们离开组织时它将会丢失和他们的帐户被删除。 指示他们打印和文件重要的对应，或将其保存到共享文件夹。 让他们养成良好的习惯，最终的结果对每个人都会更好。
有一个registry调整，将限制.pst的大小在这里
我还没有亲自使用它，但计划尽快实验。 我们在每个分支的专用机器上安装了psts，而且根本没有任何问题。 其中一些虽然变得相当大。
对于我自己和几个普通用户的实验基础，我们使用了两个名为EZDetach和MessageSave的产品。 你可以在他们的网站上阅读更多内容，但基本上它们被用来将邮件和附件从Outlook中拉出并放到文件夹中。
EZDetach会经过你指向它的任何Outlook文件夹（可以是邮箱或者PST），并且取出附件并删除它们（如果你需要的话）.MessageSave对邮件正文做同样的事情 – 把它们拉到并通常以.eml格式保存在磁盘上。
还有其他类似的工具，但我没有testing过很多。 我个人和公司的其他几个人都发现了这两个工作。 他们不是新手，他们通常只是按照你设置的方式工作，但有很多select，如果你改变了一些东西，你可能会得到奇怪的结果 – 例如，消息保存在意外的位置。
他们给你一个简单的方法来分享“存档”的消息，只是把文件夹和文件放在一个共享。
所以这些都不是一个完美的解决scheme，但是对于你或者有类似需求的人来说，他们可能会做的。
OTOH …
对于我自己，我把我的电子邮件存档保存在文本文件中，并把我所有的电子邮件都追溯到19年。 易于search，非常便携。 在过去一年左右，我已经使用上述程序将我的消息保存为文本，然后存储我没有其他地方的任何附件。
每个人似乎都有不同的定义，但是对于运行Exchange 2003的高pipe来说，每年产生超过10GB的邮件，我写了一个简单的VBA脚本，用于复制Outlook附带的归档function，但似乎能够复制邮箱更好的邮箱，让我指定date参数。
每年，我都会创build一个像“bob2008”等新邮箱，每季度/半年/年（取决于邮箱增长速度），我将邮件从当前邮箱移到归档邮箱。 存档邮箱存储在一个单独的Exchange服务器上，只存储存档的邮件，以保持我们的主服务器快速。 备份不需要频繁，因为每季度只有新的数据。
至于允许用户访问，我只是授予他们在Outlook中作为附加邮箱的权限。
使用LDAP服务器。 您可以保留旧的电子邮件，只要你想和共享文件夹的支持。 赛勒斯是一个很好的select。