在整个职业生涯中，我遇到了不less用户，他们是电子邮件收集者。
我正在pipe理一个100个用户的环境，用户以前有100mb的配额和一个基本的Cyrus IMAP / Postfix解决scheme。 这导致大量本地存储的邮件以及数据保留和PC故障后丢失邮件的相关问题。
我马上用MailArchiva转移到了Exchange 2010（用于发现/存档），并且在这个设置中已经哼唱了近一年。 入站和出站的所有内容都将被归档并保留，以达到合规目的。 我最初设置每个用户3GB的邮箱限制。 less数用户需要额外的空间来处理他们的电子邮件，并且能够certificate这一点，所以我做了一些例外。 不过，我有一个特别糟糕的（但重要的）用户，其收件箱目前是22000个，其中14000个是未读的。 这可能不是消息的数量，而是电子邮件的性质; 大量的报告，声明和大型PDF附件。 这也是一个黑莓用户，所以我怀疑他们根据主题select性地阅读邮件。 用户第一次达到了3GB的限制，不愿修剪邮箱。 我照顾了他们的3000个被删除的项目，以保持邮件的stream动，但在如何教育用户如何组织他们的电子邮件是一个损失。 我可以制定严格的政策，做一个硬派的人，也可以和用户坐在一起，协助分拣和清理邮件。 无论哪种方式，它都没有解决如何帮助教育的真正问题。
有没有人有任何提示如何处理这种情况？ 我想要一些示例指南。 如果您在公司使用政策，那么什么types的政策可以帮助人们控制住？
我发现人们用不同的方式使用邮件，但迫使他们成为特定的组织方式是一个挑战。 我甚至可能不是最好的例子，但我也知道要保留什么和删除什么。
更新 – 第一场战斗已经结束，我已经能够通过一些合理的修剪将用户保持在Exchange邮箱限制之下。 但是，我去重build用户的电脑，发现一个17GB的本地PST文件，只有超过6500个子文件夹！ 用户一直在复制（不移动）消息到一个子文件夹的数组; 有时会将单个邮件复制/归档到多个文件夹中。 下划线（_）和前缀（az）用于控制文件内文件夹的显示顺序！ 用户也一直在出站邮件上收件，这样收件箱中的邮件logging才能被存入本地PST的子文件夹。 这是对技术的绝对滥用，是组织公司数据的一种可怕的方式。 我把这个交给业主来处理，因为现在是公司的责任。
这可能是一个纯粹的pipe理问题，但根据我的经验，这种决定会影响到系统pipe理员的工作，而且经常是这样做的。 正因为如此，作为系统pipe理者 ，我的工作是说服pipe理层认识到这里存在问题，应该认真对待，并设置可能有用的pipe理机制。
我的一个老雇主有一个GroupWise系统，当时没有配额机制（这是前一段时间，GW已经有一段时间了）。 所以最终我们采取了同伴压力的方法。 每个月我们都会打印出每个部门$ X最大邮箱的报告，并将这些报告发送给办公室经理。 在两个月内，最大邮箱列表的平均规模要小得多。
我发现一些有用的方法来说服pipe理层注意这个问题：
定义邮件存储的成本
如果你得到了“但是Google做到了这一点”，那么就开始构build显示多less邮件成本的电子表格。 经理了解成本。 您或您通过购买物品的人，会花费您的服务器硬件，软件，AV软件和其他相关费用。 从这里您可以为邮件存储分配每MB的美元数。 这使您可以为3GB的邮箱和200MB的邮箱提供相当不错的美元价值。
顺便说一句，这就是为什么你在学校学到了代数。
这可以通过以下三种方式之一进行：
产生邮件系统升级成本
如果上述内容超出了你的疯狂的抽象技能，那么制定提前计划以保持存储消耗曲线是一个至less让对话开始的好方法。 当他们看到bigbigmoney升级，他们会问为什么。 然后你会告诉他们。 当他们问如何避免这个成本时，提到给大邮件用户提供下行压力。
我已经完成了上述两个，以certificate简单的存储购买。 同样的技术也适用于电子邮件，您可以将整个应用程序堆栈放在存储/备份基础架构之上。 每单位美元（或select币种）是强调成本和过度放纵危险的好方法。 有时它可能会引起非常重大的战略变化（另请参阅云计算！ ）。 有时它可能会震动资源。
从政治angular度来说，提供一些关于如何为电子邮件消费提供下行压力的build议是一个好主意。 但是，这就是他们对pipe理层的build议，他们必须真正实施或者说服其他pipe理者这样做。
我们的解决scheme是一个痛苦的坑。 我们的一个合作组织（k12教育）受到了一项诉讼中的发现请求（FOIA）的打击。 通过大量的电子邮件进行sorting和编辑秘密位的成本是巨大的（约10万美元），因为保存了多less电子邮件可能与请求相匹配。 我们的律师build议，我们的监督制定了一个严格的保留政策，以便我们可以限制今后对我们的要求的成本。
默认情况下，所有邮件在45天后清除。 因法律原因必须保存的任何内容必须移至托pipe文件夹 。 有几个不同的托pipe文件夹应用了各种保留策略。
无论如何，我的观点是，这应该是一个商业决策，而不是IT抱怨存储。 尽你所能清楚真实成本，并指出拥有巨大邮箱的潜在成本。 然后执行官根据成本做出决定。
任意分配的配额对用户来说是没有意义的。
我相信这不是你的问题。 在我看来，这是一些经理人的问题。 我不认为你需要成为一个硬派，但这听起来像是有人需要。
用户的不受约束的电子邮件存储正在耗费公司资金。 用户不会被允许在他们的办公室囤积垃圾 – 为什么要在电子邮件服务器上囤积垃圾有什么不同呢？
由于性能和备份问题，IT部门必须对数据存储设置限制。 这些是真实的，物质的，切实的关切。 希望您的IT安全，灾难恢复，电子邮件保留，可接受的使用等公司政策，给这些担心一些“牙齿”。
如果绝对属于你“帮助”用户，我认为至less应该设置Outlook规则，根据收到的date将传入消息归档到“2010”，“2011”，“2012”等文件夹中。 然后，用户（或您）每年可以修剪旧电子邮件。 这也将保持收件箱文件夹较小。
我几乎是我所有“IT生活”的承包商，所以我从来不需要为这样的政治争斗而战。 如果我有一个“C级”的用户（或者在一个小企业，业主或业主的家庭）谁是这样的问题，我可能会最终投降，而不是战斗。 至less我会试着做一个商业案例，但是我最终也可能放弃，如果他们的囤积最终造成运营困难，我一定会为了“CYA”的目的而写这个商业案例。
我们遇到了同样的问题，目前已经得到控制，但我相信它会回来的。
首先，消息的数量很less是个问题 – 这不是你的情况，22,000是什么都没有，我的邮箱运行超过200,000条消息 – 这是＆^％$＃附件。
我认为附件是存储文件的一种可怕的方式，但很多人喜欢它，因为它保留了一些元数据：发送或接收的date以及文件被发送或来自哪个文件。 此外，人们只是懒惰 – 保存和删除附件需要时间。
在我们的案例中，教育是关键：我们确保“需要”更大配额的人理解隐藏成本（备份时间和存储需求，恢复时间，是否存在法律问题等等的噩梦）
然后我们确信他们知道最大的问题是附件（这就是为什么我在网上保存了这么多的邮件 – 我严格地摆脱了我的附件，所以我可以指向我自己的邮箱，并说：“我有20倍的邮件作为你，但我的邮箱是小于1/4的大小“），并给了他们一些工具来帮助他们处理附件。
我们使用的工具主要是更多的培训 – 例如如何按大小对邮件进行分类，如何保存附件，如何一次保存多个附件，如何在需要“元数据”时将电子邮件保存到文件中，如何删除附件（删除后需要保存更改），帮助设置目录结构等等。
在两个案例中（其中一个是我），我们能够使用第三方工具来帮助。 有很多工具可以保存消息和/或文件，我们使用EZDetach和MessageSave，它们都可以，但是对于很多人来说不够用户友好（公平的说，我没有看到任何产品对于一般用户来说这个function很简单）。 对于一个用户，他们学会了使用该软件，并喜欢每月运行一次的想法，一次提取并删除所有的附件。 对于我们试图使用它的其他人来说，他们发现它太复杂了，所以我们坚持进行基本的Outlook培训。
在我们的案例中，这是因为总裁是最大的用户之一，高级经理就是那个喜欢EZDetach的人。 他们给了我们足够的动力，能够告诉人们“没有人，没有人获得更多的电子邮件配额，如果这些技术为大人物工作，他们会为你工作！”
这听起来有一个正式的政策，员工意识到：有一个3GB的存储限制，没有特殊情况下豁免的有效理由。 “我不读我的邮件”不是（恕我直言）一个有效的理由。
用户的经理需要被告知用户拒绝遵守公司范围内的IT政策，并且您需要准备向C级办公室提出业务案例，说明政策的合理性。 （在这些日子里，每个人都有一个Gmail帐户，真正的辩护人将是成本）。
如果这个人真的需要额外的空间，他们应该能够给你一个配额冲突的书面理由。
除此之外，你应该向接近3GB门槛的用户发送CYA备忘录（在纸上，保留一份副本），他们的经理详细说明如果用户不减less邮件他们的使用或提交他们需要更多空间的正当理由。 你已经开始帮助这个人了，所以在书面通知之后，他们有责任采取行动（清理或要求增加配额），否则邮件反弹就成了他们的错。
你想尽一切可能避免脸上满满的时候，因为这个人的邮件是弹跳的，粪便撞到粉丝。
如你所知，这实际上是一个pipe理问题，而不是技术问题。
我会和这位用户的经理交谈。 解释情况。 说明磁盘空间是有限的资源。 说明他或她真的需要与这名员工交谈，并告知他们需要花更多的时间来处理电子邮件pipe理，存档和删除。 如果经理不愿意这样做，告诉他他需要去[插入大C级高层pipe理人员]，并解释为什么他的员工是如此重要，以至于他们不会像其他人一样pipe理他们的邮件并且[C-level exec]需要批准购买额外的磁盘和备份空间来支持这个用户的需求。
无法组织邮件的人不会search邮件。 他们甚至不想念他们。 我假设收件箱中的22,000封邮件不是今年的。 所以我会每年把邮件移动到不同的子文件夹中。 如果即使这对于一个文件夹来说太多了，那么每个月都要添加一个子文件夹。
这是我如何组织我的“发送”文件夹，因为我不在乎我发送了什么。 如果我想查找收件箱邮件的特定答案，那么我可以简单地向下钻取该date。 我只组织我的邮件。
关于电子邮件和文件的事情是，把它们放在不同的媒体上的分层结构是一个坏主意。 在一个完美的世界里，人们可以把它们放在“盒子”中，标记和标记盒子和盒子内容之间的链接。 在那些箱子里还应该放笔记，电话，电话，传真，…
有无数有效的情况下，保留所有 （或至less大部分）电子邮件是至关重要的 – 我曾经有过的大部分工作都是这样的：所有与不同客户有关的电子邮件，状态报告等等。
而且我敢打赌，如果你告诉他们在3G上存在硬性限制，你的用户会说“但是Google给了我7GB …”。
从个人，轶事，经验 – 我曾经有过的最好的设置是我的第一所大学：1999年，我们获得了networking配额，用于存放我们的电子邮件，个人文件，作业和个人网页。 这完全取决于每个用户使用什么百分比。