我被要求编写一份文件，其中包含我们每年为IT采购的所有信息。
人们如何组织这一点。 我现在有一个简单的电子表格，左边的项目和最上面的月份。 看起来很糟糕，只是不能很好地显示我想包括的所有信息。 有没有人有一个程序（最好是免费）跟踪和可能提醒重复购买的任何经验。
例如，我们必须购买打印机墨水，空白光盘，压缩空气和其他可用的耗材。 以及我们每年更换电脑，并有许可证需要更新。 域名也是如此。
即使是我可以用我们的数据修改的excel模板也是一个很大的帮助。
我经常根据会计期望和我部门的要求devise一个电子表格。 通常情况下，通过实现IT和会计之间的一致性，以及跟踪历史和经常性支出，我发现了最大的价值。
我通常会将经常性费用分摊到单独的电子表格中。 例如，经常性支持，许可和服务合同将被分开跟踪。 关键细节将包括合同的长度，每月费用，年度成本，计费条款，说明和服务提供商。
对于每年的历史支出，这将是一个相当简单的电子表格。 购买date，供应商，任何票据，成本，付款方式，购买者以及任何适用的参考号码。 （采购订单号，会计类别等）
对于提醒，我会build议使用共享日历解决scheme。 在我的部门里，我们有重复执行的任务和标准化的程序，这往往是在更新被捕获的地方。 我的首选解决scheme是提醒共享IT日程表和负责人员的个人日历。 有些东西可以被监控，比如SSL证书过期。 通过支持合同，供应商也很乐意提醒。