我最近inheritance了一个IT系统的混乱（我们甚至不使用域和组策略，尽pipe有一个服务器）。
我经常遇到的一个主要问题是用户的Outlook数据文件达到了大量（如49GB），你可以想象它会导致一些问题。 我们使用通过Rackspace托pipe的Microsoft交换。 我们的员工声称他们需要保留这些电子邮件，因为我们是一家产权保险公司。
我的问题是：有没有更好的方法来拆分这些数据文件，只保留他们现在需要的文件，并将删除的电子邮件备份以供以后查看？ 是的，我知道我可以尝试导出已删除的电子邮件文件夹到Outlook数据文件，但该文件本身将是巨大的，需要花费很多小时完成每个用户的备份。 如果这是我可以在一夜之间完成的最好的方式，但我只是寻求更优雅/快速的方式来处理这个问题。 我有一种感觉，我对这些电子邮件所做的任何事情都需要时间。 这可能听起来像一个愚蠢的问题，但我们的用户是非常挑剔的，变化吓倒了他们的废话。
（我正在回答这个问题，因为它对我来说是一个附近和宝贵的话题，但是对于ServerFault来说这是一个边缘化的问题，因为除了技术方面外，它还有一个巨大的“用户pipe理”组件。
正如斯文在评论中所说，如果您有合法的保留要求，您需要一个适当的归档解决scheme。 您为此交易所添加了标签，如果这是正确的，则有许多可用的归档，保留和策略实施工具。
另一件我怀疑你需要看的是文件pipe理。 如果您的用户使用千兆字节的电子邮件，我确定您真正拥有的是具有千兆字节附件的用户。 您的用户正在保留所有这些电子邮件（可能是多余的）附件，因为他们养成了使用电子邮件进行文档pipe理的习惯……他们本质上是使用电子邮件作为文档的元数据。
如果是这样的话，还有其他Outlook和Exchange工具可以使您更好地控制附件，如果用户依靠电子邮件来存储具有上下文的文档，则可以查看的其他工具是用于从Outlook中提取电子邮件。
尽pipe实施新的业务stream程来更好地pipe理您的文档和信息并不是严格的技术问题，但是如果您负责IT，那么您可以通过为人们寻找更好的技术来支持业务。
你有几个select。 您可以为用户创buildExchange存档，并创build保留策略以将数据移动到存档（您可以指定时间）。 这会将数据移出主邮箱并防止OST膨胀。
您还可以使用Outlook中的“同步滑块”来确保只将有限的一组数据下载到OST文件（这需要Outlook 2013或2016）。 没有GPO，这将是很难pipe理的。
您还有许多可以归档Exchange数据的第三方产品，但我不确定他们将如何在托pipe环境中工作。
希望这可以帮助。
如果他们想保留在rackspace。 我相信他们有一个arcievefunction，你可以使用arcieve旧邮件，所以它会支持，并不会计入邮箱的数据允许。 或者在备份的服务器上托pipeost文件，以便从邮箱中获取一些电子邮件。