好的，这是一个非技术性的问题，但我认为它涉及到很多系统pipe理员，特别是在小商店。
有许多与项目无关的任务，或者不能为组织增加可见价值的日常操作，但是非常重要。 我正在考虑如loggingnetworking或stream程，研究新的工具/技术/stream程，下属的发展，文件归档。
所有这些都是重要的，但是因为它们不会以甘特图为结果，或者直接导致你的老板在你跳过的时候对你大喊大叫，其他的可以被忽略。
你如何确保你覆盖这些？
我曾尝试将它们添加到我的任务pipe理系统，安排日历中的重复约会，例如“研究新技术”。 但是这些往往很容易忽略/交叉本周等等。
PS，我喜欢标签日历pipe理，就像Manager-Tools上的人说，你可以pipe理你的日历，但时间是一个常数，你不能pipe理它来创build更多/更less，或者改变它传递的速度。
既然这是主观的，我以为我只是抛出那些最能帮助我的人。 所有这些都可以在别处find，从“如何在时间pipe理上做的更好！ 文章等，他们只是帮助我 。 他们可能不一定帮助你。
即您的里程可能会有所不同。
另外，虽然这些问题不一定是对问题的直接和简洁的回答，但我相信，在使用它们时，它们总体上对改进时间pipe理作出了贡献，这直接帮助我腾出了一些时间来完成那些重要而非紧急的任务。
1）训练大家做你的工作。 含义; 如果你是一个5人的团队，还有一个知道MS Exchange的人，一个知道局域网，路由等等的人。一个知道AD和核心MS Administration的女孩和一个知道Linux / Unix的家伙，重新LAN /路由器伙计..传播你的知识。 也许AD女孩想知道生成树协议是如何工作的。 也许交易所的人想知道他的数据包是从“a”到“b”到“c”再回来的。 与他们合作，让他们接受一些良好的基础知识培训。 通过这样做，当你被淹没的时候，你会更倾向于去帮助他们，似乎无法find时间去完成那些小而重要的事情，比如文档和设备刷新投影列表你的老板，他需要哦，说..昨天。 如果你已经做好了训练你的同事的工作，那么你可以要求，并期望在设备上重新标记这些交换端口或者validationSNMP，并且他们都被插入到你的监控系统。
也就是说，也有同样的准备去学习他们的一些工作，并且有充分的理由。 这将帮助你了解他们来自哪里，并给他们你喜欢的纬度。
2.）为自己设置一个“电子邮件时间表”，并限制您的电子邮件检查一天的特定时间。 如果你在一个交通非常繁忙，工作繁忙的电子邮件环境中工作，大概说四个吧。 关注直接适用于您的内容以及需要立即关注的内容。 STICK到“此时查看电子邮件”日程安排。
3.）把任务分解成短时间的大块花在他们身上。 即多任务，但不要在一个单一的任务上工作太辛苦，被吸入或烧坏。 工作20-30分钟左右，然后移动到别的东西上。 保持你兴趣的激情是成功的多任务处理的关键。 我们很容易陷入对WSUS的故障排除，花费数小时来追逐一个难以捉摸的十六错误代码。
4.）每隔一段时间rest一下。 其实起身走走。 让血液stream动。 去喝点水吧 清理你的头脑，（你直接关注的东西），想一想别的。 您会惊讶地发现这是如何令人耳目一新，以及它如何帮助您专注于下一步的任务。
5.）检查互联网上的项目pipe理资源。 那里通常有很好的技巧和窍门，直接处理像你这样的问题，以及一般的时间pipe理技能。 你会感到惊讶。
6.）这听起来很奇怪，但却懒于工作。 了解如何自动化，自动化，自动化。 不要浪费你的时间重复一遍又一遍的任务。 学习如何使用脚本来完成这项工作。 我认为正确的说法是“工作更聪明，不难”。
7.）使用每日，每周和每月分解的简单待办事项清单。 以“批判性”，“不批判性”和“长期性”的方式，以类似的方式优先考虑任务。 STICK到名单。 更新它，不要让它变陈旧。 让它成为你每天早上做的第一件事，在你离开之前，你最新的事情就是更新。 这是思想的连续性的奇迹。
8.）如果你在一个会议繁重的组织中工作，并且你发现你的时间被每周大量的毫无意义的会议所占用，那就用这个理念; 如果被邀请参加会议，它是直接适用于你还是你是一个关键的利益相关者？ 如果不是的话，考虑一下如何让你的时间更好。 特别是如果您收到会议logging的电子邮件摘要。 会议邀请通常（在电子邮件）来与“接受，暂定，拒绝”选项。 不要害怕，你可以使用它们。
在参加会议时，如果没有明确的议程或者在前五分钟内显示的议程，请立即离开会议。 出去。 十次中有九次，它会漫不经心地一个小时左右，没有任何意义。 这相当于把一队人送到没有名单的杂货店。 他们出来的将是一个大杂烩混合的食品。 就像你会从那次会议中走出来一样。
无论如何，再次检查在互联网上的PM参考。 他们是值得的。
HTH ..
做事完成是一本很棒的书，非常有帮助，即使你没有实现一个完整的系统。 GTD是一个非常长的承诺，不要被压倒。
这里是GTD的简要介绍。
但没有一个系统是完美的。 如果你的组织系统占用你所有的空闲时间，那么忽略你为什么组织起来会很容易。
地图不是领土。
对于一个更具体领域的书检查出：Limoncelli 系统pipe理员的时间pipe理 。 这将提供一些更有见地的提示。
我个人也使用todo.sh。 这是一个伟大的待办事项bash脚本。 这也是我知道的unit testing和修订控制的唯一bash脚本。
我发现，处理这些任务的最好方法是提出一个调度系统，以便A）你不会花费你所有的时间来解决每天出现的问题，并且B）你保留时间对于需要照顾的文档和其他后台问题。
有鉴于此，我强烈推荐David Allen的GTD（ Getting Things Done ）。 他pipe理不断变化的TODO清单的系统非常适合pipe理员和pipe理人员的工作。 我已经使用了3年了，而且我的时间更加富有成效，我从来不觉得我没有办法处理所有这些应该处理的小问题。
对不起，如果这感觉像一个电视购物，但他的书真的是有帮助的。
我喜欢“只处理一次”的技巧：尽可能尽快摆脱待办事项清单。
对于其他文档任务，即使他们增加了一些时间的工作，你必须养成这样做的习惯。 例如，如果您有一个开关/面板连接的电子表格，那么每当您进行更改时，您都必须花时间更新，否则您将花费更多的时间来分类。 同样的，我们用很多魔术贴保持我们的接插板非常整齐，当我们改变接插件连接时，重新做所有的魔术贴要花一点时间，但是值得，因为你可以看到所有的东西。
如何用更具体的项目取代“研究新技术”，例如
花15（或30）分钟研究SELinux并努力回答以下问题之一：
- 我如何安装？
- 什么样的操作模式最适合我的环境，如何configuration？
- 我如何解释它的日志条目？
- 我如何创build规则？
同样的“loggingnetworking”等
我喜欢“个人组织”作为这种东西的绰号。
这里有两件独立的事情。 首先是制定一个系统，并遵守它的纪律。 有很多系统在那里.. GTD得到大量的新闻。 就个人而言，我使用富兰克林和GTD的混合。 有一个框架来捕捉你需要做的事情，并让你轻松排列优先顺序和时间表。 我怀疑这是你正在破裂的地方..正如你所指出的那样，
其次是在这个框架内有一个方法， 象限2的东西（ 重要但不紧急 ）实际上得到了一些关注。 第二象限是对组织（对你个人而言）真正的持久价值的地方，通常没有得到足够的关注。
你可以先不考虑（或指称）他们作为“我”的任务。如果他们对组织不重要，你不应该在公司时间做。 如果是这样，他们需要以某种方式折叠成混合。 如果他们真的是你自己的话，那么在你自己的时间里应用相同的原则。
我发现的最好办法就是把这些东西当作其他项目来对待。 任何良好的个人组织体系都有一个过程来捕捉和包含项目中的任务。 拿非定制的理想（比如说文档服务器configuration），把它分解成最小的任务（build立空文档，docnetworkingconfiguration，doc共享等）。 然后在你的每日/每周计划中包含一些这些任务，并且每周找一个方法来完成这些小部分。 请注意，我每周都说，不是每个星期。 这就像恢复..今天是重要的，今天工作你的系统，明天你担心明天。
这不会让你一直在那里，但这是一个开始。 最后，这是一个保持系统的学科的相对较小的延伸。 但是这是把你从“完成工作”变成“变得更好”的部分。
编辑 – 回应原作者的评论。
要清楚 – 这个讨论不是关于那些“低组织价值”的项目。 除非你没有别的事情，否则你不应该把时间浪费在不重要的任务上。 这个困境（和我的答案）是关于高度组织价值的任务，但不是时间敏感的。
还有一个策略，就是我回想起这个评论。 我发现几乎所有的象限3（高度紧急，低度重要）任务都可以简单地忽略或推迟到方便。 诀窍是知道哪些紧急项目是重要的，哪些不重要。
我认为这是一个非常重要的事情，是否你做了很好的任务分割，
画出一个分成四个区域的圆圈，圆圈中的每个区域赋予一个属性
然后，你可以很好的方式分割工作，并跨越工作，以获得更好的照片，时间不见了。 有一段时间我对自己说了两个VI LU的任务，你可以拿起一个LI-LU。
总体而言，他们表示，我的名单中的第一位应该是投资者，所有者和做出重大决定但不急于做出重大决定的人，
第二步是为高层pipe理人员，他们的工作是消防栓
第三和第四是用于较低的雇主评级
我发现我最终在“我的时间”学习新技术，我认为这是“继续教育”，对我的职业生涯有好处。
把这些事情做成产生它们的任务的一部分。
安装了新的软件？ 包括将其logging在安装计划的部分内容中。
员工发展 – 除了一两个具体的培训之外，这可能是一个持续的事情，而且这些都是重要的 ，因此应该给予他们所需要的时间。
文书工作？ 将其纳入产生文书任务的计划的一部分。
每天为pipe理员屏蔽掉一定的时间 – 如果你不让积压发展，那么跟上这一点很容易。
没时间研究？ 这也是工作的重要组成部分，而不是一个微不足道的加法。 如果你没有足够的时间，那么你的资源不足，或者如果你不断被拖离这样的东西来扑灭火灾，你还有其他问题。
也许不是你想要听到的答案，但我发现，我有更多的时间来做这种年龄更大的工作 – 人们只是给你更多的时间，不要那么“扯淡”你。
如果你performance出总是乐于从人们那里拿走废话，那么他们就会继续这样做，一旦你长大了，就会有更less的人试着这样做，这样你就可以挑选出最适合你的组织。
是的，我知道我们是相同的年龄:(